Behandle avvik

VIDEO

Her finner du en video som omtaler behandling av tidsavvik:

DETALJVISNING FOR UKEN/BEHANDLE AVVIK

For å se på detaljene for en uke, eller behandle avvik, tar du utgangspunkt i rutenettet under Arbeidstider:

Til venstre for personene i rutenettet vil det enten være en rød sirkel, eller et blått symbol. Den røde sirkelen indikerer at det er avvik som må behandles, mens det blå symbolet indikerer at det ikke er noen avvik. Begge symbolene er klikkbare og fører deg inn i en boks som viser detaljene for uken for personen som symbolet er plassert til venstre for.

Denne boksen har to visninger, Arbeidstiderog Avvikshåndtering. Når det klikkes på et avviksmerke (rødt bær), er det visningen AVVIKSHÅNDTERING som ligger fremst:

Dersom du klikker på det grønne symbolet, er det visningen ARBEIDSTIDER som ligger fremst:

For å behandle avvik, klikker du på ønsket rødt bær. I visningen AVVIKSHÅNDTERING, vil du nå se en oversikt over alle avvik for aktuell person i løpet av uken du har valgt.

Der hvor den ansatte har jobbet kortere enn den planlagte tiden, eventuelt glemt å stemple, står tidsavviket med grønn skrift (minustid). Der hvor den ansatte har jobbet lenger enn den planlagte tiden, står tidsavviket med rød skrift (plusstid).

MERK: Røde og gule markeringer

Noen brukere har både røde og gule markeringer ved tidsavvik. De røde markeringene ligger til venstre for personens navn under Arbeidstider og behandles som beskrevet over. De gule ligger på aktuell dag i selve rutenettet:

For å få attestert en periode til lønn, MÅ alle røde avviksmarkeringer være behandlet. Når det gjelder de gule markeringene, hindrer ikke systemet attestering selv om disse ikke er behandlet. Gule markeringer oppstår ved glemt tidregistrering (det er enten bare stemplet inn eller bare stemplet ut en dag), eller når minustiden (Minustid: Den ansatte har enten kommet senere enn planlagt, eller gått hjem tidligere enn planlagt) overskrider en fastsatt grense.

Det kommer også en gul markering dersom det er lagt et heldagsfravær over et timefravær eller en ulønnet oppgave. Denne markeringen er litt mørkere i fargen enn de gule markeringene som er omtalt over:

Ved å holde musepekeren over en slik gul markering, dukker det opp en etikett som forteller hva notasjonen gjelder:

Jobbet mindre enn planlagt

Dersom den ansatte har jobbet mindre enn planlagt, kanskje fordi vedkommende kom for sent på jobb, noe som altså betyr at tidsavviket er angitt med grønn skrift.

Dersom den ansatte ikke skal få betalt for avviket, klikker du Ikke betal

Dersom den ansatte skal betalt for avviket klikker du Betal:

Klikk LAGRE når du er ferdig

Jobbet mer enn planlagt

Dersom den ansatte har jobbet mer enn planlagt, noe som altså betyr at det er rød skrift i kolonnen Stempling, har du tre valg:

Dersom den ansatte ikke skal få betalt for avviket, klikker du Ikke betal

Dersom den ansatte skal betalt for avviket klikker du Betal:

Hvis det er behov for å endre avviket som enten skal gå til Betal eller Ikke Betal , benytter du knappen Endre:

I forbindelse med eksempelvis et rødt tidsavvik, kan det jo tenkes at den ansatte skal ha honorert for bare deler av tiden som har kommet i tillegg til det planlagte. I så fall klikker du ENDRE og skriver inn aktuelt tidsrom under Avvik. Deretter klikker du Betal.

Klikk LAGRE når du er ferdig

Manuell tidregistrering

Dersom den ansatte melder fra at vedkommende har glemt å stemple inn eller stemple ut samme dag som dette har skjedd, kan tidregistreringen gjøres manuelt. Metodikken er som følger:

Klikk i aktuell rute i øvre del av skjermbildet

Klikk på knappen Manuell Stempling oppe til høyre:

Klikk på knappen INN i dialogboksen som dukker opp:

Skriv inn klokkeslettet for innstemplingen:

Klikk OK og den manuelle tidregistreringen er på plass

For å slette eventuelle tidligere innlagte manuelle stemplinger, klikker du på aktuelt tidsrom i øvre del av bildet, velger Manuell Stempling, markerer stemplingen i boksen som kommer fram, og klikker Slett:

MERK:

Tidregistreringer som er lagt inn via stemplingsterminal eller programmet SoftTid på PC, kan ikke slettes.

Klikk eventuelt UT og legg inn tidspunktet dersom du også vil legge til en utstempling.

En manuell tidregistrering ser slik ut i nedre del av Godkjenning:

Legg merke til at fargen på stemplingspilen er blå, slik at den kan skilles fra tidregistreringer som er gjort via klokke eller programmet SoftTid på PC.

MERK:

Det har ingen hensikt å legge på manuell tidregistrering en eller flere dager etter at forglemmelsen fant sted. Da er valideringen av registreringen gjennomført og eventuelle avviksmarkeringer eller gul prikk er på plass. Metodikken i slike tilfeller er å tilbakestille dagen.

Endre arbeidsoppgave eller tariff

Som regel kan man behandle tidsavvikene ved enkelt å klikke Betal eller Ikke betal, slik det er beskrevet over. Imidlertid kan det av og til være behov for å justere både arbeidsoppgave og tariff.

Dersom det aktuelle tidsrommet skal honoreres med noe annet enn det som fremgår av tariffen, kan tariffen overstyres. Kanskje tidsrommet som den ekstra arbeidstiden faller på, tilsier at det skal gis et UB-tillegg, men av ulike årsaker skal ikke den ansatte ha dette UB-tillegget (kanskje vakten er forskjøvet etter den ansattes eget ønske). Eller kanskje du har forhandlet med den ansatte og fått vedkommende til å jobbe ekstra mot f.eks. overtidsbetaling. I begge disse tilfellene må du overstyre tariffen.

For å foreta justeringer av arbeidstider, pauser, oppgaver og avlønningstyper, klikker du enten på arkfanen ARBEIDSTIDER i dialogboksen vi har beskrevet over:

… eller du klikker på det grønne ikonet til venstre for personens navn under Arbeidstider:

.

I begge tilfeller kommer du hit:

Godkjent tid
For å justere registrert arbeidstid, klikker du i ruten til høyre for aktuell ukedag under Godkjent tid og skriver inn aktuelt tidsrom, ev. endrer et siffer:

For å legge til en ny vakt samme dag, eller slette en eksisterende vakt, klikker du på pluss eller minus til høyre for aktuell ukedag:

oKlikker du minus, blir det stående Ikke jobbet i kolonnen Fravær/oppgave dersom du behandler en planlagt vakt. Dersom du klikker her for en vakt nr. to den aktuelle dagen, forsvinner vakten.

oKlikker du pluss, kommer det opp en ny linje under angjeldende dag, hvor du kan registrere et tilleggstidsrom

Pause
For å legge til en pause, eller justere lengden på en allerede innlagt pause, klikker du til høyre for aktuell ukedag under Pause. Pausen skrives inn i antall minutter. F.eks. skrives en halvtimes pause med tallet ‘30’.

Fravær/oppgave
Ønsket arbeidsoppgave eller fraværstype legger du til eller endrer ved å klikke i ruten til høyre for aktuell ukedag i kolonnen Fravær/oppgave:

Dermed kan du velge det som er aktuelt på menyen som kommer frem:

Avlønning:
Dersom du ønsker å endre avlønning, klikker du til høyre for aktuell ukedag i kolonnen Avlønning og velger aktuell avlønningstype i dropdown menyen som kommer frem:

Når du er ferdig med justeringene, klikker du LAGRE og deretter på krysset øverst oppe i høyre hjørne.

MERK:

Tilbakestill dag

Noen ganger stempler den ansatte inn litt for tidlig, andre ganger litt for sent. Men når alt kommer til alt mener den som håndterer avvikene at det ikke skal registreres verken ekstratid eller trekk – det som er planlagt på forhånd skal gjelde. I slike tilfeller er det effektivt å benytte seg av funksjonaliteten Tilbakestill dag. Dette gjøres ved å klikke i aktuell rute i øvre del av skjermbildet:

….og så velge Tilbakestill dag:

Dermed er avviket behandlet og den ansattes arbeidstid er satt til det som var planlagt på forhånd.

Samme metode anbefales dersom en ansatt har glemt å stemple. Tilbakestill dag setter dagen tilbake slik at opprinnelige oppgaver og arbeidstid, slik det er registrert i turnus, gjelder.

MERK:

Dersom du tilbakestiller en dag der hele arbeidstiden er Ekstravakt, blir vakten borte, da det ikke finnes turnustid å gå tilbake til.

TILBAKE TIL TOPPEN